Офис вкъщи? Защо не

С поред Кодекса на труда нормалният работен ден продължава осем часа. Но колко от тях наистина се оползотворяват?

Отговорът на този въпрос варира както според компанията, така и според националната култура. Според някои изследвания ефективното работно време е от четири-пет часа в северните географски ширини до час и половина-два в южните. Тези факти поставят логичния въп­рос - всъщност дали за всички длъжности е толкова важно да се спазва присъственото време на работното място. Не е ли далеч по-съществено да се свърши определен обем работа независимо къде се работи?

"Ако за работния процес в производството нещата са доста по-ясни - осем часа до струга и довиждане, то в сферата на интелектуалния труд положението не е толкова просто. Защото работата на копирайтъра или мениджъра по персонала например не прик­лючва, когато той или тя напусне офиса.

Блестящата идея или решението на сложен проблем може да дойде на път за вкъщи, във фитнес залата, при подготовка на вечерята, дори по време на секс или пък насън. Типичният български работодател обаче плаща само за часовете пред служебния компютър и обикновено недоволства, когато служителят закъснява, пие кафе, изглежда разсеян или си намира причини да излезе по-рано", разсъждава организационният психолог Владимир Николов.

Всъщност на много места по света отношението към работата в офиса е доста по-либерално, отколкото в България. Преди близо 20 години в САЩ дори се родиха специални термини - "telecommuting" или "teleworking", които биха могли да се преведат като "работа от разстояние" или "дистанционна заетост". Според проучване на Dieringer Research Group от 2005 г., 22,2 млн. американци (16,5% от работната сила) работят от къщи поне веднъж в седмицата.

Ползите

В началото основната цел на подобна реорганизация е да се разтовари трафикът в големите градове. Постепенно обаче компаниите осъзнават, че по този начин могат да спестят значителни разходи. Най-големите икономии идват от намаляването на необходимите офис площи.

След въвеждане на програмата за дистанционна заетост iWork голямата ИТ компания Sun Microsystems Inc, базирана в Санта Клара, Калифорния, например само за 2005 г. е спестила 69 млн. долара, предвидени за наеми и поддръжка на работни сгради и помещения. По данни на телекомуникационния гигант AT&T, откакто прилага програма за работа от къщи (от 1992 г.) компанията икономисва по 25 млн. долара годишно.

Служителите също печелят, защото пестят време и разходи за придвижване до работното място и обратно.

Ползите не се изразяват само в пари. Според Владимир Николов подобна проява на доверие от страна на ръководството увеличава лоялността на служителите към компанията. А човек, който се чувства оценен, свободен и доволен, със сигурност ще върши работата си по-качествено и по-бързо и производителността му ще бъде по-висока.

Психологът е убеден, че по този начин служителят се учи на самоконтрол и започва да се чувства не наемник, а активен и съзнателен партньор в постигането на фирмения просперитет.

Възможността за работа извън офиса със сигурност помага за по-добрия баланс между работа и личен живот. Затова тя е един от начините за прив­личане и задържане на качествени служители. Тази форма на организация е много подходяща за майките с малки деца. В много случаи тя е и единственият шанс за професионална реализация на хората с увреждания.

Освен това дистанционната заетост позволява дейността на фирмата да не спира дори при кризисни ситуации, които изключват присъствие в офиса, като епидемии, земетресения, наводнения. Ето защо от 2000 г. всички федерални агенции в САЩ са задължени да въведат дистанционни програми. През 2004 г. 19% от федералните служители са работили от дома си поне веднъж в седмицата.

Рисковете

Големият въпрос при работата от разстояние е как да се определи и проследи кой кога и колко работи. Някои мениджъри се страхуват, че служителите няма да бъдат на разположение, когато им потрябват. Липсата на пряк визуален контрол поражда подозрения, че подчинените им не работят и не са достатъчно продуктивни.

Най-лесното решение на този проблем е всеки да бъде оценяван на първо място по създавания от него продукт, а не по времето, прекарано в офиса.

"Въп­рос на фирмена организация е на служителите да бъдат разпределени конкретни задачи по конкретни проекти. Тогава всеки знае какво трябва да свърши и в какъв срок. Когато готовият продукт е предаден навреме и отговаря на изискванията за качество, вече няма кой знае какво значение, че вместо "нормалните" 40 часа в седмицата човекът е прекарал в офиса само четири", смята Николов.

Чисто технически това вече е напълно възможно чрез различните начини за "instant messaging" като ICQ, Skype, конферентни и дори видеоконферентни връзки чрез мобилните телефони.

Той обаче предупреждава, че либералният подход към работното време и пространство не може да се прилага за всички служители. Определени позиции като секретар, асистент, техническа поддръжка и т.н., както и самото ръководство на фирмата са закотвени в офиса.

Освен това дистанционната заетост не е подходяща за всеки. Експертите я препоръчват само за служители, които са доказали, че имат чувство за отговорност и на тях може да се разчита, както и че могат да работят без проблеми със съвременните средства за комуникация.

Естествено работата от разстояние не бива да се приема максималистично. Няма компания, която да позволява на хората си изобщо да не се появяват в офиса. Обикновено дистанционните служители работят от дома си по един, два, максимум три дни в седмицата. Задължително е личното присъствие на седмичните сбирки, на които се разпределят задачите, уточняват се отделни параметри или се разрешава конкретен проблем от обща значимост.

Как е в България

В нашата страна дистанционната заетост все още се смята за рисковано начинание. Повечето работодатели предпочитат да упражняват пряк и личен, а не виртуален контрол над своите подчинени.

Мениджър на ИТ компания дори изрази опасения, че ако не държи служителите си под око, е възможно те да използват времето си, за да припечелват допълнително и да продават високоинтелектуалния си труд на конкуренцията. Да не говорим, че ако работи от къщи, няма гаранция, че използва легален софтуер, което е проблем особено за нашия бранш, коментира той.

Бяла лястовица на българския пазар в това отношение е "IBM - България" ЕООД. Там по примера на компанията майка и клоновете й в много други държави вече втора година действа доброволна програма за "teleworking". В нея са се включили над половината от служителите на фирмата.

Всички служители, които желаят, могат да минат на смесен режим на работа - в офиса и вкъщи. Звеното, в което работят, както и длъжността нямат значение. Условията са да работят в компанията повече от една година и да имат съгласието на прекия си ръководител.

Решаващо е мнението на мениджъра. Той преценява дали неговият подчинен е достатъчно отговорен и дали може да му се гласува доверие. В зависимост от нуждите и по преценка на ръководителите хората могат да заменят официалното си работно място с домашната обстановка максимум до три дни в седмицата по определен график.

Докато отсъстват от офиса, те са в постоянна връзка с него чрез всички възможни технически средства за комуникация. Извън офиса на "IBM - България", но в непрекъснат контакт с него са също служителите, изпратени да работят по проекти в офиса на клиент. Всички се събират на седмичните срещи.

"Като част от глобална компания ние сме свикнали да работим по този начин. Така постигаме максимална гъвкавост без никакви негативни последствия - нито за ефективността на работата, нито за климата в екипа", обяснява Наталия Иванова, мениджър "Човешки ресурси" в "IBM - България".

Основната цел на фирмата е да осигури баланс между личния живот и работата на своите служители. Практиката показва, че програмата за "teleworking" е успешен начин за нейното постигане.